Die digitale Ablagestruktur effektiv und effizient im Team gestalten - Handwerkszeug zu einer nachvollziehbaren, strukturierten Ablage (E-Akte)
Veranstaltungszeiten: Do., 18.09.2025, 09:00 Uhr - 15:00 Uhr und Do., 02.10.2025, 09:00 Uhr - 15:00 Uhr
Abgeschottete Ablagesilos, langes Suchen und unstrukturierte Laufwerke gehören der Vergangenheit an. Den Kern des modernen Informationsmanagements stellt die prozessorientierte Arbeitsorganisation dar. Personen/Teams bearbeiten ihre Vorgänge und speichern die entstandenen Dokumente in der digitalen Ablage ab.
In diesem Seminar erarbeiten Sie die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen und erhalten wertvolle Tipps zu einer nachvollziehbaren, strukturierten Ablage, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.
Zielgruppe: Fach- und Führungskräfte, Sachbearbeiter*innen aus allen Verwaltungsbereichen
Die üblichen Herausforderungen im papierlosen Büro
- Verfügbarkeit von Schriftgut jederzeit und ortsunabhängig
- Bearbeitung ohne Medienbrüche
- Wie können Dokumentenmanagementsysteme helfen?
Prinzipien der Schriftgutverwaltung
- Beschriftung und Bezeichnungen
- In Vorgängen denken und arbeiten
- Unterschiedliche Dokumentenarten: E-Mail, Steuerungs- und Wissensdokumente
- Lebenszyklus von Dokumenten
- Projektakten und Objektakten
Regeln und Vereinbarungen im Team
- Der Ordnerplan und die Dokumentationsrichtlinie
- Vertretungsmöglichkeiten schaffen
- Aufgaben im Blick behalten – diese Tools können unterstützen
- Verantwortlichkeiten (Kümmerer) für die Pflege festlegen
Wie nehme ich die anderen mit?
- Ideen zur Umsetzung aus der Praxis
Methode: Fachvortrag, Diskussion, Übungen